HOE JOUW EVENEMENT IDEE PRESENTEREN

Bedrijfsleiders en managers zijn een aparte figuren. Ze zijn competitief, denken strategisch na, hebben bijna altijd een plan, staan graag in het middelpunt van de belangstelling, multitasken en denken vaak, “Het is niet erg om risico’s te nemen”. Ze zijn goed in het lezen van mensen, maar zijn zelf moeilijk te lezen. Eigenlijk is het de bedoeling dat ze het doen … kritisch kijken naar elk idee dat hun kant op komt en het beoordelen aan de hand van de behoeften van de organisatie als maatstaf.

Als je dit echter weet, wordt het niet eenvoudiger als je voor een manager probeert om je evenement idee te pitchen. Sterker nog, meer dan een paar leidinggevenden zien evenementen nog steeds als een kostenpost in plaats van een toegevoegde waarde of een winst-kans, wat de druk alleen maar verhoogt.

Dus hoe kom je goed over op onwillige manager? Wat kun je doen om je pitch voor te bereiden? En wat zegt u specifiek dat een OK sign-off krijgt voor uw evenement idee?
Ik heb deze 11 stappen geformuleerd als een manager-operations, en ik beloof je dat ze je meer dan een vechtkans zullen geven om je idee groener te maken.

Stap # 1 – Bedenk hoe een evenement de doelstellingen van het bedrijf stimuleert

Uiteraard houdt elke organisatie zich bezig met de bottom-line, dus kosten en winst zijn zeker iets waar u absoluut rekening mee moet houden bij het formuleren van uw evenement idee. Er zijn echter talloze andere doelen die organisaties mogelijk hebben, waaronder:

Aankoop klant / lid
Klant / leden behoud
Verhoogd marktaandeel
Meer financiering / kapitaal
Verhoogde aandeelhouderswaarde
Verbeterde klantenondersteuning
Verbeterde bedrijfs- / organisatie-efficiëntie
Verhoogde donaties
Verhoogde lobby-hefboomwerking
Verbeterde publieke perceptie / ondersteuning
Bredere merkherkenning

Ten eerste moet u contact opnemen met medewerkers van de organisatie op het middenniveau, op directieniveau om te weten te komen wat de 2-3 belangrijkste doelen binnen de organisatie zijn. Daarnaast moet u waarschijnlijk ook spreken met klanten, belanghebbenden, leveranciers, verkopers, leden en andere strategische personen die speciale kennis hebben over wat de organisatie vooruit stuwt (omdat soms de waarneming buiten vaak zo veelbetekenend is als kennis van binnenuit … wie weet, als je kunt de leidinggevende misschien iets vertellen wat ze niet al weten).
Zodra u over deze kennis beschikt, MOET u een of meer van de doelen van de organisatie afstemmen op de beoogde resultaten van uw evenement.

Stap # 2 – Begrijp de prioriteiten en voorkeuren van uw leidinggevende

Ja, de doelstellingen van een manager moeten (meestal) aansluiten bij die van hun organisatie. Maar managers hebben ook hun eigen doelstellingen en hun prioriteiten kunnen van kwartaal tot kwartaal of van week tot week. Bovendien hangt het vaak af van het type uitvoerend manager dat u aan het ‘triggeren’ bent met betrekking tot hun onmiddellijke prioriteiten.

De algemeen directeur is vaak gefocust op inkomsten, trends en nieuwe kansen / ideeën.
De zorgen van Manager Operations is meer van dag tot dag en tactisch.
Financiële managers zijn laser-gericht op inkomsten, investeringen, kapitaal en financiering.
ICT Managers houden zich bezig met het onderhouden en verbeteren van de IT-middelen van de organisatie.
Marketing managers richten zich op het vergroten van naamsbekendheid, het genereren van leads, PR en sales.

Op basis van de leidinggevende die je aan het ‘werven’ bent, moet je opnieuw díe mensen spreken die toegang tot hen hebben en meer te weten komen over hun prioriteiten en hoe ze graag benaderd willen worden. Zijn ze meer introvert en praten ze minder terwijl ze zelf naar meningen of vragen ideeën formuleren? Zijn ze meer extravert, domineren ze het gesprek en maken ze je constant nieuwsgierig? Willen ze dat je het commando over de ‘de brug’neemt? Of willen ze dat je meer respectvol bent? U moet de antwoorden op deze vragen kennen voordat u verder gaat.

Stap # 3 – “Plavei de weg”, voor een vergadering

Het is niet gemakkelijk om op de agenda van een manager te komen. Ze zijn meestal super druk en hebben veel mensen die hun tijd vragen met dringende problemen. En je hebt twee dingen die tegen je werken: wat je hen gaat voorstellen is speculatief en ze kennen je vaak niet heel erg goed. Dus je moet de weg vrijmaken met wat professionele ‘politici’. Roep eerst het idee naar je baas en werk met hen samen om het idee te verfijnen. Op die manier krijg je buy-in van je meest directe superieur.
Maak vervolgens kennis met het personeel rondom de leidinggevende. Als ze een administratief medewerker hebben, zijn ze meestal de bewaker van de telefoon van de chef en de bewaker van hun agenda. Als zodanig zijn ze voor jou van belang bij het verkrijgen van wat spreektijd, dus praat regelmatig met ze om te zien hoe ze je kunnen passen in een klein tijdvenster (alles wat je nodig hebt is 10-15 minuten).
Een goede strategie is om hen te vertellen dat u superflexibel bent en dat als zij een vergadering hebben die wordt geannuleerd, u bijna onmiddellijk beschikbaar zou zijn om uw idee te presenteren. Ja, het kan een zeer korte termijn zijn en vereist dat je meteen wordt voorbereid, maar het kan ook het verschil zijn tussen deze maand te zien of ze in oktober te zien.

Stap # 4 – Formuleer een aantal voordelen

Dit marketingconcept is geschikt om hier te gebruiken, omdat u in wezen een marketing- en verkoopcampagne samenstelt om één verkoop om te zetten.

Een waardevoorstel is een kernattribuut van wat u verkoopt en definieert duidelijk hoe uw publiek van dit kenmerk profiteert. Volgens marketinggoeroe R. Bernink, kan een waardepropositie een functioneel / tastbaar voordeel zijn, een emotioneel voordeel (waardoor je beoogde publiek iets voelt) of zelfexpressief (helpt je publiek om zichzelf of hun identiteit te uiten). Uw voorstellen voor prijsopgaven op evenementen moeten ten minste het volgende bevatten:

Hoe de gebeurtenis een behoefte / ongeldigheid vult of een probleem oplost
Voor wie is de gebeurtenis bedoeld en hoe deze specifiek voor hen is
Hoe het evenement waarde toevoegt aan de organisatie
Je moet komen met 2-4 value proposition-voordelen en je hele pitch zou eromheen moeten worden gebouwd.
Bovendien moeten ze boven aan het 1 pagina’s tellende achtergelaten document staan dat u aan de exec verstrekt (later meer hierover).

Stap # 5 – Realistische voorspellingen ontwikkelen

Één ding waar leidinggevenden een hekel aan hebben is onnauwkeurigheid, vooral als het om geld gaat. Het zijn besluitvormende specialisten en daarom zoeken ze zo veel mogelijk harde gegevens om de best geïnformeerde beslissing te nemen. Dit betekent dat u deze op relevante plaatsen aanlevert. Stop niet op met het proberen om uitgebreide schattingen voor alles samen te stellen. De eerste toon aanslaan is niet het moment voor gigantische spreadsheets. Richt u in plaats daarvan op sleutel-onderwerpen zoals potentiële inkomsten, het aantal aanwezigen, het bereik en de kosten van marketing. Als je gegevens uit soortgelijke evenementen kunt bemachtigen, zou dit een echte coup zijn, omdat je dan je eigen schattingen

Stap # 6 – Bedenk een werkthema

Tijdens je pitch wil je dat je evenement tot leven komt zodat de leidinggevende het zich in gedachten kan voorstellen. Om dit effectief te doen, wil je een beeld schilderen met woorden en ideeën en ze iets tastbaars geven om hun hoofd rond te wikkelen. Het visualiseren van concepten is niet een van die eigenschappen waar alle leidinggevenden in uitblinken. Dus om te beginnen moet je een werkthema ontwikkelen voor je evenement dat die foto begint te schilderen. Nogmaals, heb niet het gevoel dat je met een perfect gevormd idee moet komen, dat je morgen kunt implementeren. Je werkthema zou in plaats daarvan een beeld moeten schetsen van je algemene denken en richting die je wilt nemen met het evenement.

Ik zou aanraden om 3 thema’s voor het werkevenement te bedenken en deze als “potentiële / initiële thema-ideeën” te positioneren voor uw leidinggevende. Op deze manier worden ze niet opgehangen aan slechts één en denken ze niet dat dit in steen is gefixeerd. Zorg er gewoon voor dat het thema’s zijn waarmee je kunt leven als ze er maar een krijgen, want het is rot om buy-in te krijgen voor iets waarvan je niet echt vindt dat het ideaal is.
OPMERKING: Sommige mensen vinden dat je niet naar dit detailniveau moet gaan, maar toen ik ideeën voor een evenement had toegelicht, kregen de pitches die me hebben geholpen bij het visualiseren van het evenementthema, vaker een akkoord dan wanneer ik dat deed het niet.

Stap # 7 – Maak een heel korte Pitch

Leidinggevenden willen niet alle details over in een pitches horen en willen misschien nooit een volledige toelcihting op alle details. En zoals we eerder hebben besproken, hebben ze niet veel tijd en zijn ze gewend om ideeën te beoordelen op basis van een miniatuurschets. Sta hier bij stil, houd je pitch onder de 5 minuten, maar bereid je voor op nog eens 10 minuten voor Q & A. Tijdens jouw pitch moet je de aandacht pakken met je waardevoorstellen en algemene beweegredenen voor het evenement, gevolgd door je doelgroep, werkthema-ideeën, voorspelde getallen / gegevens, en je moet dit allemaal weer verbinden met de doelen van de organisatie en de prioriteiten.

Er zijn verschillende do’s en don’ts die je ook tijdens je pitch zou moeten volgen:

Deel voldoende informatie om de belangrijkste punten en concepten te begrijpen.
Deel NOOIT zoveel dat ze op een klein punt of idee worden opgehangen. Dit omvat het niet delen van dingen zoals potentiële locaties, sprekers / artiesten, optie voor eten en drinken, enz. (Tenzij een van deze dingen een integraal onderdeel is van uw evenement idee).
Draag visuele hulpmiddelen mee als ze helpen (een of twee zouden voldoende zijn. Meer is overdreven).
Bereid NIET een grote PowerPoint-deck presentatie voor! Hierdoor verliezen mensen de aandacht voor jouw idee.
NIET klinken alsof je het uit het hoofd geleerd hebt … dat wil zeggen, wees ontspannen en laat zien dat je controle hebt over de die groep luisteraars.
HOUD de hele tijd oogcontact, stuk voor stuk, met alle aanwezigen. Spreek hen af en toe aan tijdens jouw pitch om ze wakker en alert te houden.
Word NIET zenuwachtig als de leidinggevende kritisch is (sommige execs proberen je te intimideren om je besluit te testen).
WEL de lichaamstaal van de managers(s) lezen en hier naar handelen.
Verlaat de kamer NIET voordat u met de manager(s) hebt gesproken over de volgende stappen.

Stap # 8 – Anticipeer op bezwaren en bedenk weerwoord

Speel de advocaat van de duivel door zoveel mogelijk gaten in je evenement idee proberen te schieten. Wees zo kritisch mogelijk, want de meeste leidinggevenden zullen niet terughoudend zijn in hun bedenkingen bij uw idee of, nog erger, dit stilzwijgend in hun hoofd doen en tegen uw idee beslissen zonder zelfs hun bezwaren kenbaar te maken.
Wat ik aanbeveel is om zoveel mogelijk bezwaren op te schrijven als je kunt bedenken en laat je collega’s dan ook hun bezwaren opschrijven. Zodra je deze lijst hebt, krijg je van het script een weerwoord tegen elk van deze, zodat je op bijna alles voorbereid bent.
Er is wat onenigheid over het zelf verzinnen van bezwaren en het proactief beantwoorden daarvan tijdens je pitch. Een goede gewoonte is hier, als er een paar voor de hand liggende bezwaren zijn die al je peers naar voren hebben gebracht, overweeg dan om die in je pitch te vermelden. Wat je niet wilt doen, is om bezwaren in het hoofd van de directeur te planten die je eigen idee kunnen neerschieten voordat het kan vluchten.

Stap # 9 – Maak een hand-out van één pagina “businessplan”

Sommige managers horen misschien genoeg van je pitch om ter plekke een “Go / No-Go” -beslissing te nemen, maar de meeste zullen wat tijd nodig hebben om te verwerken wat je hebt gepresenteerd voordat ze een beslissing kunnen registreren.
Om hen te helpen in uw voordeel te beslissen, moet u een bladwijzer van één pagina maken voor hen die uw pitch schetst en uw waardevoorstellen, prognoses / gegevens, werkthema-ideeën en hoe ze aansluiten op de organisatiedoelstellingen. Het moet ook uw contactgegevens bevatten als ze na de vergadering aanvullende vragen hebben.
Zie dit document als een bedrijfsplan van 1 pagina met de hoogtepunten van uw evenement idee. Het moet snel scanbaar zijn en het zou niet meer dan een minuut of twee vergen om te verteren.

Stap # 10 – Stel een vervolgstrategie op

Wees niet verbaasd als je een paar dagen of zelfs een paar weken na je worp krekels hoort. Uw evenement idee bevindt zich waarschijnlijk niet aan de bovenkant van de prioriteitenlijst van de beslissende managers. Het kan zelfs enige tijd duren voordat ze terug komen op uw ideeën of zich er warm voor maken. Het krijgen van goedkeuring voor een klein persooneelsfeest of een opendag, relatieevenement of kick-offm zal bijvoorbeeld waarschijnlijk veel minder tijd kosten dan een conferentie met een klant / gebruiker van 2000 personen.
Dit is waar pitch de kenmerken van een verkoopcyclus aannemen. De meeste verkopers verwachten nooit dat een prospect ‘ja’ zegt in de eerste pitch of presentatie, maar eerder na een langduriger hofmakerijproces met veel heen en weer en onderhandelen.
Daarom moet u na uw pitch een vervolgstrategie opstellen met periodieke check-ins met de uitvoerende en zelfs vervolgvergaderingen om te praten over verfijningen van uw idee.
Persistentie staat hier centraal, want als je zichtbaar blijft en op de radar van de managers blijft, heb je veel meer kans je evenement goedgekeurd te krijgen. En maak je geen zorgen als je het gevoel hebt dat je de leidinggevende lastigval.

Stap # 11 – Vraag op uitstel van het plan als u een “Nee” ontvangt

Leidinggevenden zijn zoals velen van ons in die zin dat we niet graag slecht nieuws bezorgen. Als dit het geval is, kan het zijn dat de manager jou ontwijkt, niet graag een vervolgbijeenkomst plant of vaag of besluiteloos is om verder te gaan met jouw idee. Als je merkt dat je follow-up strategie je na 3-4 maanden nergens heen brengt, moet je de leidinggevende spreken. Wees geduldig en maak duidelijk dat je het je idee hebt het doel gemist te hebben of dat het niet de juiste tijd was om het na te streven, maar dat je ernaar uitkijkt om hen te benaderen met ideeën voor toekomstige evenementen die de organisatie kunnen helpen zijn doelen te bereiken. Ik heb dit ‘geheime’ wapen waarschijnlijk -tig keren gebruikt op pitches waarvan ik dacht dat ze bijna dood waren, en het heeft meer dan een paar mensen opgewekt. Dit is waarom…

Als het managers echt niet geïnteresseerd, bespaart u uzelf veel tijd en maakt het voor hen gemakkelijk om u “nee” te zeggen. Op deze manier irriteer je ze niet met voortdurende vragen en laat je de deur open voor toekomstige pitches.
Als ze geïnteresseerd zijn maar om een van de vele redenen niet positief hebben gereageerd, zal dit hen ertoe aanzetten om te antwoorden. Oh, en dit werkt echt … in feite, je zou kunnen vinden dat ze zich verontschuldigen dat ze niet eerder bij je terugkwamen omdat ze bezig waren met [voeg belangrijke uitvoerende dingen hier toe].
Ten slotte, wanneer u leidinggevenden ertoe aanzet ideeën voor evenementen te accepteren, zorg er dan voor dat u uzelf bent, handel alsof u dit eerder hebt gedaan (zelfs als u dat nog niet hebt gedaan) en concentreer u op hoe uw idee de organisatie ten goede komt.