WKR

Hoe gebruik ik als ondernemer de werkkostenregeling (WKR)?

Vrije ruimte werkkostenregeling

U mag onbelast vergoedingen geven als het totale bedrag onder 1,2% blijft van de loonsom van al uw medewerkers samen. Dit is de vrije ruimte. Bijvoorbeeld: bij een loonsom van 400.000 euro kunt u 4800 euro onbelast beschikbaar stellen.

Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet u over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte.

Vrije ruimte verhoogd vanaf 2020

Vanaf 2020 wordt de vrije ruimte verhoogd. U mag dan onbelast vergoedingen geven als het totale bedrag onder 1,7% blijft van de eerste 400.000 euro van de loonsom van alle medewerkers samen.

Dit betekent dat u in de nieuwe situatie 6800 euro onbelast beschikbaar kunt stellen bij een loonsom van 400.00 euro. Voor het bedrag boven 400.000 euro blijft het percentage van 1,2% gelden.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Onder voorwaarden gaan bepaalde vergoedingen niet ten koste van uw vrije ruimte. Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn:

• abonnementen voor openbaar vervoer;
• reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
• verhuiskosten vanwege werk;
• maaltijden bij overwerk;
• vanaf 2020: aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Noodzakelijkheidscriterium werkkostenregeling

Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunt u belastingvrij geven als u deze nodig vindt voor het werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang.

Nihilwaarderingen werkkostenregeling

Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogeheten nihilwaardering. Denk aan:

• ter beschikking gestelde werkkleding;
• koffie en thee op de werkplek;
• fitnessruimte op de werkplek.

De Belastingdienst biedt een overzicht van alle loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt in de werkkostenregeling.

Hieronder vind u de regelgeving, tips en hoe u hiermee in uw voordeel om kunt gaan om bijvoorbeeld een personeelsfeest of ander evenement te organiseren.

Advies van Personeelsfeest.NL

Ontwijk de WKR voor uw personeelsfeest, workshop of bedrijfsevenement. Overweeg het inzetten van een/uw personeelsvereniging. De bijdrage en hiermee een groot deel van het budget aan de personeelsvereniging valt binnen de WKR. Medewerkers kunnen zelf een deel bijdragen. Op deze manier betrekt u medewerkers ook nauw bij een evenement.
Heeft een personeelsfeest of evenement fiscale voordelen? Een zeer uitgebreid personeelsfeest of die verrassende personeelsreis valt wellicht net buiten de 'vrije ruimte' van het heldende jaar. U kunt echter wel met de personeelsvereniging een pot maken waarmee over meerdere jaren de maximale vrije ruimte gespaard wordt. Vanuit de personeelsvereniging kunt u vervolgens flink uitpakken met een uitgebreide invulling van uw personeelsfeest of bedrijfsevenement. Zonder eindheffing!

Een personeelsfees tof bedrijfsevenement zijn volgens de WKR 'consumptieve bestedingen op “eigen” werkplek. D.w.z. dat dit de werkplekken zijn waarvoor de organisatie een ARBO verantwoordelijkheid heeft. Deze bestedingen vallen onder de 'Nihil waardering' van de werkkostenregeling. Een open-dag op het eigen terrein, een personeelsfeest in de bedrijfsloods of een nieuwjaarsborrel in de lobby zijn allen geheel fiscaal te verrekenen. Dit geldt ook voor medewerkers van andere vestigingen

WKR en trainingen, cursussen, congressen

Vergoedingen of verstrekkingen voor het onderhouden / verbeteren van kennis en vaardigheden voor uw werk zijn onbelast. Hieronder vallen trainingen, cursussen en congressen, maar ook teambuilding, studiedag, coaching- en kennismakingssessies.

Workshops met een educatief karakter, trainingen, teambuildingsactiviteiten, speeddating-sessies en congressen zijn allen onbelast.

Met regelmaat wordt dit in combinatie met een personeelsfeest of bedrijfsevenement georganiseerd. Denk aan een kennismakings-sessie met een borrel, een teambuildings-workshop met een diner kunnen wel-al-dan-niet onder de werkkostenregeling vallen. Personeelsfeest.nl adviseert daarom goed te kijken naar de invulling van de dag en het educatieve karakter te beargumenteren zodat het gehele evenement een zakelijk uitgangspunt heeft. Op deze manier is het gehele evenement fiscaal te verrekenen; ook de catering!

Personeelsfeest heeft een invulling voor uw evenement die goedgekeurd is door De Belastingdienst als zijnde teambuilding & training. Laat deze kans niet liggen en neem hiervoor contact met ons op.

Personeelsfeest voor een complexe organisatie?

Indien uw organisatie meerdere locatie en vestigingen met meerdere rechtspersonen heeft, wordt de werkkostenregeling per werkgever toegepast.

Indien u kiest voor een personeelsfeest of bedrijfsevenement op een externe locatie, worden de kosten per werkgever berekend op basis van aantal deelnemers.
Een personeelsfeest of bedrijfsevenement op eigen locatie is ook mogelijk. Uitgangspunt is dan de locatie van de 'grootste werkgever'. De kosten voor eigen medewerkers zijn zo fiscaal te verrekenen. Creatief boekhouden is hierbij 'interessant' maar zorg wél voor een heldere verantwoording.

Open-dag, relatie evenenemt of bedrijfsopening

Houdt het zakelijke uitgangspunt van uw evenement als doelstelling voor volledige fiscale verrekening. Let wel, dat tijdens zo'n evenement een beperkt aantal werknemers mag deelnemen. Het merendeel van de aanwezigen is immers een zakenrelatie.

Tip: combineer dit met een personeelsfeest na afloop van de zakelijke evenement. U heeft immers al kosten gemaakt voor de locatie, decoratie, meubilair.

Wanneer u met bijvoorbeeld de cateraar en locatie op één lijn zit, kunt u verantwoorden dat 90% van alle kosten gemaakt zijn voor het zakelijke evenement. Allen de catering die verbruikt wordt tijdens het personeelsfeest of -evenement wordt binnen de 'vrije ruimte' verrekend.

Werkkostenregeling tip: Onderbouwen is bewijzen!

Indien de fiscus komt uw boekhouding inspecteert, kunnen er vragen gesteld worden bij de kosten voor de workshop parachutespringen of een uitgebreid feest. Wanneer u kunt onderbouwen dat dit beloningen waren voor het behalen van bijvoorbeeld verkoop targets, kunt u het zakelijke karakter hiervan onderbouwen en de kosten fiscaal verrekenen. Deze beloningen moeten van te voren bepaald zijn en bijvoorbeeld in notulen opgenomen zijn welke u moet kunnen voorleggen.

Neem contact met ons op