Hoge opkomst personeelsfeest

Tips voor een hogere opkomst

Helaas een regelmatig voorkomend tafereel: u gaat uit van een hoge opkomst op uw personeelsfeest. Steeds meer deelnemers zeggen echter af! Een fikse domper: het is lang niet zo gezellig en toch moet er betaald worden voor de verwachtte aanwezigen. De opkomst blijft achter. Waar is iedereen?

Dit had voorkomen kunnen worden! Personeelsfeest.nl heeft voor u de volgende tips:

Maak een evenementenkalender voor het komende jaar

'De verwachting manager' en maak voor het einde van het jaar een overzicht met alle evenementen. Hang dit overzicht in de kantine of een andere centrale plek. Zet de data ook op de maandelijks nieuwsbrief en maak in Outlook 'reminders' aan in de agenda's. Iedereen weet nu wanneer en waar de evenementen plaatsvinden.

Wat willen de gasten en deelnemers?

Luister naar de wens van de gasten. Het gebeurt al te vaak dat 'de baas' beslist, omdat hij een Nederlandstalige avond leuk vind. Uiteindelijk blijkt de baas de enige die dit leuk vindt.

Vraag ruim van te voren wat de gasten leuk vinden en speel hier met het programma op in. Denk na wat het doel van het evenement is: een personeelsfeest als 'dankjewel voor het harde werken'.

Maak een vragen & voorkeurslijst met een aantal keuzemogelijkheden. Zo wordt er geluisterd naar de wens van de deelnemers. Op deze manier gaat een evenement ruim van te voren onder de medewerkers leven! Zij worden immers actief betrokken bij de invulling hiervan.

Wacht niet tot het laatste moment

Wanneer er over een paar weken een personeelsfeest is, dan kunt u er vanuit gaan dat veel mensen al plannen hebben gesmeed - een dramatische opkomst tot gevolg. Een grote kans dat de juiste invulling van uw evenement niet meer mogelijk is: die ene band is al geboekt, maar welk door iemand anders.

Locatie, locatie, locatie

Kies voor een locatie met een centrale ligging. Een locatie die makkelijk bereikbaar is. De reistijd moet voor niemand een hindernis zijn.

Vervangend vervoer

Indien er tijdens het evenement alcohol gedronken wordt, houdt hier dan rekening mee en plan vervangend vervoer. Ook al heeft iedereen zin om het evenement bij te wonen, dat zal de groep thuisblijvers groeien indien zij de BoB moeten zijn. De inzet van een touringcar is een goede oplossing.

Een realistisch vooruitzicht

Waren de vorige personeelsfeesten en evenementen een succes? Waar lag dit aan? Was er een goede planning? Hoeveel gasten waren er aanwezig? Houdt rekening met een realistisch aantal afhakers en voorkom teleurstelling. Kijk goed naar het verleden: hoeveel deelnemers waren er tijdens afgelopen feesten en hoe verliep toen het aanmeldingstraject? Bereken eventueel het percentage dat uiteindelijk niet deelnam en koppel hier een aantal aan. Wees daarom realistisch. Want met gelijke of zelfs minder inzet is geen garantie voor een hoge opkomst.

Informeer op de juiste manier

Een uitnodiging voor spetterend personeelsfeest voor medewerkers en zakelijke relaties op een A4-tjes of mer e-mail is niet ongepast. Een speciale gelegenheid heeft een speciale uitnodiging nodig.

Personeelsfeest.nl kijkt naar het soort evenement, het type gast dat u verwacht én het doel van het evenement. Zo kiezen wij voor de meest gepaste manier van uitnodigen. Hiermee kunnen we bijvoorbeeld beginnen met een 'teazer'. Hierna een campagne via Social Media en vervolgens een keurige officiële uitnodiging met bijbehorende registratie.

Vinden, binden, boeien

Zoek uw gasten! Bedenk welke 'persoonlijkheden' binnen uw organisatie het evenement kan promoten. Betrek hen bij de invulling van uw evenement en geef feedback over de voortgang van de organisatie en planning van uw evenement.
Het is van belang om uw evenement “levendig” te houden onder de medewerkers. Zo raakt en niet op de achtergrond, maar blijft het een onderwerp waar onderling over gesproken wordt. Denk bijvoorbeeld over een flyer die periodiek binnen het bedrijf verspreid wordt. Mensen krijgen zo iets om naar uit te kijken.

Wie inschrijft, die blijft

Maak de aanwezigheid van uw gasten niet vrijblijvend. Zorg dat deelnemers zich ruim van te voren aanmelden met een deadline voor het uiteindelijk aantal gasten. Wanneer deze deadline overschreden wordt, kan dit nadelige gevolgen hebben; extra kosten voor het onjuiste aantal aanwezigen. Op deze manier voelen gasten zich verantwoordelijk.

Wees pro-actief

Wanneer de datum voor een evenement wordt afgesproken, is het van belang om uw gasten zo snel mogelijk een uitnodiging te versturen en als opdrachtgever/organisator een actieve rol bij te blijven spelen. Houdt het aantal aanmeldingen secuur bij en vraag rond of het evenement van te voren al leeft onder de mensen.

Check met regelmaat het aantal aanmeldingen en vraag regelmatig aan mensen of zij óók komen. Op deze manier is bijsturen nog mogelijk; een groep medewerkers die ramadan viert of medewerkers die geen uitnodiging hebben ontvangen.

Vind de kink in de kabel en los dit ruim van te voren op.

Als laatste...

We hebben zo een opsomming gegeven die kunnen leiden tot een hogere deelname aan uw personeelsfeest of evenement. De nadruk ligt echter op de verbondenheid van de medewerkers met uw bedrijf, de onderlinge verhoudingen en sfeer. Wanneer deze punten positief zijn, zal dit ook een positieve werking hebben op uw personeelsfeest of evenement. En dat is de belangrijkste doelstelling!

Heeft u advies nodig? Neem contact met ons op

[gravityform id="1" title="true" description="true"]